Hogyan használd a Bolt Business Céges Irányítópultját?

A Bolt Business úgynevezett Céges Irányítópulján kezelheted, nyomon követheted és megszervezheted az alkalmazottaid, ügyfeleid és vendégeid utazásait.

A Céges Irányítópult egy rendkívül felhasználóbarát, könnyen kezelhető felület. Hozzáadhatod csapatod tagjait a fiókhoz, költési limiteket állíthatsz be, és figyelemmel kísérheted az általuk megtett utazásokat – mindezt egy helyről.

Ebben a cikkben megmutatjuk, hogyan hozhatod ki a legtöbbet az Irányítópultból – amelyhez Bolt Business fiókod létrehozásával férhetsz hozzá. Ezen felül rengeteg tippet kapsz, amelyek segítségével jobbá teheted utazásaitok menedzsmentjét.

Miért érdemes a Bolt Business szolgáltatást használni?

A Bolt Business egyszerű, megbízható és biztonságos módot kínál a vállalat utazásainak kezelésére. Ezzel könnyebben eljuttathatod csapatodat ahová csak szeretnéd – időben és munkára készen. Természetesen az első naptól kezdve minden előnyben részesültök, mint például:

• Kiemelt sofőr bázis
• Automatikus számla
• Előrendelés appon keresztül is
• Személyre szabható fizetési konstrukció

Miután létrehoztad a vállalati fiókot, akár csak magadnak, akár az egész cégnek, a Bolt Business Céges Irányítópultról könnyen kezelheted az összes munkahelyi utazást.

Mi az a Bolt Business Céges Irányítópult?

A Bolt céges ügyfeleinek dedikált online felületén, az Irányítópulton teljes hozzáférésed van a csapatod utazásaihoz. Az Irányítópultot a következőkre használhatod:

• Az összes utazás egy helyen kezelhető;
• Az egyes személyek és csoportok költése ellenőrizhető;
• A számlák, a havi számlaösszesítők és az utazási riportok áttekinthetők;
• Automatikus fizetés beállítása minden alkalmazottad üzleti úton történő utazásához – megkímélve őket a költségjelentések kitöltésével járó időigényes fáradságtól.

Ismerd meg a Céges Irányítópultot!

A Bolt Business céges felületen az alábbi menüből tájékozódhatsz és végezhetsz el különféle beállításokat:

• Utazások;
• Csoportok;
• Szabályok;
• Felhasználók;
• Ride Booker (Előrendelés);
• Számlázás.

Ezen területek mindegyike szerepet játszik abban, hogy javítsa a céges feladatok irányítását és nyomon követését. Nézzük meg részletesebben, mit jelentenek az egyes pontok.

Utazások

Az Utazások fül alatt megtekintheted a csapatod által megtett összes utazást – így nyomon követhetsz minden információt a fuvarokat illetően. Ezeket az adatokat szűrni lehet hónap, csoport vagy utasok alapján (de erről bővebben a Csoportok szekció alatt olvashatsz).

Letölthetsz egy utazási jelentést is, amely tartalmazza az összes szükséges információt az alkalmazottaid által megtett utakról. Többek között megtudhatod, hogy ki, honnan és hová utazott, mennyibe került az adott fuvar, valamint ha külön beállítjátok, hogy költségkódot vagy utazási indoklást is adjon meg az utas a rendelés leadása előtt, ezek is megtalálhatóak lesznek a letölthető riportban. 

Utazási jelentéshez az alábbi lépések követésével férhetsz hozzá:

• Lépj be az Irányítópultra és menj az Utazások fülre;
• Itt rászűrhetsz azokra az adatokra, amelyekről a riportot szeretnéd kapni (időszak, utas, csoport) vagy akár a teljes adatbázist is letöltheted a cégedről;
• Kattints a lefelé mutató nyílra (↓) a jobb felső sarokban;
• Töltsd le az utazási riportot .XLSX vagy .CSV fájlként.

Csoportok

A céges felületen lehetőséged van a munkavállalóidat csoportokra osztani és külön felügyelni a kiadásaikat, valamint különböző utazási korlátokat is beállíthatsz az egyes csapatokra. Ezzel segíteni tudod a koordinációt, hogy ki utazhat többet vagy kevesebbet, hiszen bármikor előfordulhat például, hogy az értékesítési csapatodnak magasabb keretösszegre van szüksége, mint az ügyfélszolgálati csapatnak. 

De nem kell aggódnod, a szabályokat bármikor módosíthatod, növelheted vagy éppen csökkentheted az utazásokra szánt limiteket. Ezen felül, bármennyi csoportot létrehozhatsz, nincs korlátozás.

Szabályok

A Szabályok menüpont alatt kontrollálhatod csapadot üzleti célú utazásainak minden területét:

• Költség nyomonkövetés. Az utasoknak a taxi rendelése előtt meg kell adniuk a utazás okát és/vagy a költségkódot.
• Elkölthető összeg. Állítsd be, hogy az egyes csoportok vagy egyének mennyit költhetnek munkahelyi utazásaikra egy bizonyos időszakon belül.
• Utazás időpontja. Korlátozd, hogy mikor lehet fuvarokat rendelni. Ezt limitálhatod a hét meghatározott napjaira és / vagy napszakokra.
• Szolgáltatás típusa. Attól függően, hogy a csapatod melyik országba és városba utazik munka miatt, többféleképpen is utazhat a Bolttal. A választások között szerepelhet taxi, autóbérlés, e-roller- és e-bicikli kölcsönzés.
• Utazási helyszínek. Válaszd ki mely lokációkat érintve utazhat a csapatod.

Felhasználók

Az Felhasználók fül alatt hozzáadhatod, deaktiválhatod és megtekintheted az összes felhasználót, akiknek a munkahelyi Bolt Business fiókhoz felhasználói jogot adsz. Tőled függ, hogy kik használhatják a céges fiókot: lehetnek alkalmazottak, külsős partnerek, vendégek – akiket különböző csoportokra oszthatsz.

Fiókod beállításakor alkalmazhatod a tömeges importáló opciót is, amennyiben nagyobb létszámban szeretnél egyszerre hozzáadni személyeket. Ha bármikor jön egy új dolgozó, akit szintén hozzáadnál a fiókhoz, nincs semmi akadálya – bármikor felvehetsz személyeket, akár meg is hívhatod őket email cím alapján, ha esetleg nem tudod a telefonszámukat.

Ride Booker (Előrendelés)

A Ride Booker segítségével előre foglalhatsz fuvart egy alkalmazottadnak, managerednek, ügyfélnek vagy vendégnek egy adott időpontra.

Az Irányítópulton az adminisztrátorok adhatnak jogosultságot azoknak, akik az előrendelést intézik, ők lesznek az úgynevezett “Ügynökök”. Ők tudják a Ride Bookerbe felvinni az előrendelés adatait: utas neve, felvételi és érkezési cím, valamint az utas telefonszáma. Az utasnak nem kell semmit tennie, hiszen a Bolt SMS-ben értesíti, ha a sofőr úton van és ezt élő térképen is nyomonkövetheti.

További tippek az Irányítópulthoz

Íme néhány további tipp, amelyek hasznosak lehetnek az utazások kezelésekor.

Adminisztrátorok hozzáadása

A céged üzleti utazásainak lebonyolítása nem kell, hogy egy személy felelőssége legyen. Annyi adminisztrátort adhatsz hozzá, amennyire csak szükséged van a keresztnevük, vezetéknevük, e-mail címük és telefonszámuk megadásával.

Az adminisztrátorok teljes hozzáféréssel rendelkeznek a cég Bolt Business fiókja fölött, lehetőségük van a felhasználók hozzáadására, szabályok beállítására, csoportok létrehozására és számlák letöltésére is. A legtöbb Bolt Businesst használó cég úgy találta, hogy legfeljebb 3 adminisztrátor megadása az optimális egy fiókban.

Kösd össze az utazásokat költségkódokkal

A költségkódok listájának feltöltése után, az utasok kiválaszthatják a megfelelőt a következő, Bolt taxival történő utazásuk előtt – ez segíti összekötni az utazásokat a belső költségekkel.

Miután feltöltötted a költségkódok listáját, hozzárendelheted azokat adott szabályokhoz. Így nem minden utasnak kell költségkódot választania a fuvar megrendelése előtt.

Rugalmas fuvar rendelése Ride Bookeren keresztül

Rugalmas fuvar foglalása akkor ideális, ha segítesz ügyfelednek, vendégednek vagy kollégádnak eljutni az irodába, vagy akár ha reptérről jönne vissza a városba, de még nincs konkrét időpont, hogy mikor szállna be a taxiba.

Az adminisztrátorok és ügynökök az Irányítópulton keresztül tudnak fuvart foglalni egy jövőbeli időpontra – megadva az utas telefonszámát és felvételi helyét. Az utas ezután SMS-t kap egy linkkel, amelyre koppintva lefoglalhatja az utazást az általad kiválasztott napon. Akiknek a Ride Bookeren keresztül ilyen jellegű fuvart foglalsz, azoknak még a Bolt alkalmazásra sincs szükségük.

Támogatás, amikor szükséged van rá

Bolt Business ügyfélként, elkötelezett Account Manager csapatunkkal bármikor közvetlen kapcsolatba léphetsz a hungary@bolt-business.com email címen, amikor segítségre van szükséged. 

Az Irányítópulton keresztül is elérheted az ügyfélszolgálatunkat, ahol több nyelven személyes támogatást kaphatsz fiókoddal kapcsolatban. Ha kapcsolatba szeretnél lépni velünk, hagyj üzenetet az Ügyfélszolgálat menüponton keresztül, és a lehető leghamarabb felvesszük veled a kapcsolatot.

Ha többet megtudnál a Bolt Business Irányítópultjáról, keresd fel súgóoldalunkat.

Indítsd el csapatodat a Bolt Business segítségével!

A Bolt Business segítségével nagyon egyszerűen kezelheted a céges utazásokat. És a regisztráció nem tart sokáig, percek alatt elvégezheted, csapatod pedig akár már aznap megkezdheti a Bolt Business használatát.

Kezdd el regisztrációdat itt még ma, és élvezd a Bolt Business Céges Irányítópult minden előnyét.