24 jan 2021
Wereldwijd maken we met z’n allen jaarlijks maar liefst 445 miljoen zakelijke reizen. Hoewel zakenreizigers slechts 12% van de vliegtuigpassagiers uitmaken, zijn ze verantwoordelijk voor maar liefst 75% van de winsten van luchtvaartmaatschappijen. Natuurlijk is dat geweldig nieuws voor luchtvaartmaatschappijen. Echter, ben jij een bedrijfseigenaar of manager? Dan is het waarschijnlijk niet zo goed nieuws.
Deze cijfers demonstreren niet alleen de enorme markt die er is voor zakenreizen, maar werpen ook licht op de uitdagingen van het budgetteren van zakenreizen. Van het schatten van de reiskosten naar de luchthaven of het optellen van de bonnetjes voor lunch van een week, het beheren van zakenreiskosten is tijdrovend en foutgevoelig.
En hoe meer werknemers je hebt, hoe gemakkelijker de kosten zich opstapelen.
Het is een uitdaging om grip te krijgen op jouw zakenreiskosten, maar met de juiste tools en tips kun je in een mum van tijd besparen op jouw zakenreiskosten. Het begint allemaal met een duidelijk zakenreisbeleid.
Uit een onderzoek van Expedia Group naar zakelijke reistrends bleek dat slechts 60% van de bedrijven een reisbeleid van welke aard dan ook had. Als jij deel uitmaakt van de resterende 40%, wees dan niet bang, want het opstellen van een reisbeleid is niet zo ingewikkeld als je misschien denkt.
Een zakenreisbeleid is een raamwerk voor hoe jouw medewerkers reizen, hun accommodatie- en onkostenvergoedingen en de boekingskanalen die jouw bedrijf gebruikt. Hoewel ze ingewikkeld en gecompliceerd kunnen worden, is het het beste om ze kort en krachtig te houden als je wilt dat ze effectief blijven. De sleutel is om je te concentreren op de volgende basisprincipes:
Een ding om in gedachten te houden is dat dit beleid eenvoudig genoeg moet zijn om in het hele bedrijf toe te passen. Dit betekent echter niet dat alle teams en medewerkers gelijke uitgavenbudgetten krijgen.
Een gebrek aan formele processen en verouderde boekingssystemen hebben een aanzienlijke negatieve impact op zakenreizen en budgetbeheer. De tools en procedures van een bedrijf maken het vaak onmogelijk om een overzicht te krijgen van wat verschillende teams uitgeven. In plaats daarvan besteden managers uren aan handmatige rapportage en het bijwerken van budget-spreadsheets, wat resulteert in een langdurig terugbetalingsproces dat iedereen ontevreden maakt.
Digitale zakenreisoplossingen kunnen helpen bij een breed scala aan reiskosten. Zo biedt Bolt Business bedrijven een compleet overzicht van de reiskosten van medewerkers en handelt alle onkostendeclaraties en facturering automatisch af. Door managers toe te staan werknemerspecifieke reiskostenvergoedingen in te stellen, krijgen werknemers onmiddellijk onkostenvergoeding zonder het gedoe van het indienen van een claim of de uren die ze besteden aan het indienen van rapporten.
Naast de besparing van tijd en geld maakt, het geven van vrijheid aan mensen om hun zakenreisvervoer te boeken, zakenreizen gemakkelijker en aangenamer.
Bij veel kleine tot middelgrote bedrijven hebben werknemers niet de luxe om hun vluchten voor hen te laten boeken. In plaats daarvan zijn ze zelf verantwoordelijk om van punt A naar B te komen.
Als je nu geen duidelijk beleid hebt over hoeveel dat zou moeten kosten, dan heb je waarschijnlijk te maken met aanzienlijk hogere kosten. Je kent de uitdrukking waarschijnlijk wel: het is gemakkelijk om geld uit te geven dat niet van jou is. Dat is waar het stimuleren van jouw werknemers om bedrijfsbudgetten te behandelen als het hunne geld kan helpen besparen.
Van een jaarlijkse bonus voor het aanhouden van hun budget voor zakenreizen tot een beloning na elke goed georganiseerde reis, de voordelen van het belonen van jouw werknemers voor het aanhouden aan hun budget kunnen aanzienlijk zijn. Stimulansen voor budgetbeheer zijn vooral belangrijk wanneer je geen onkostenbeheertool gebruikt om vooraf limieten toe te voegen.
Gezien de gemiddelde uitgaven voor zakenreizen, vertegenwoordigt dit aanzienlijke kostenpost voor bedrijven.
Bedenk echter dat een administratief team of een medewerker niet de onderhandelingsmacht zal hebben om geweldige deals te sluiten met een luchtvaartmaatschappij, hotel of transportleverancier. Door samen te werken met reisbureaus die experts zijn in het krijgen van geweldige deals, kun je duizenden, zo niet meer, reiskosten besparen.
Als je je afvraagt hoe ze dit doen, is het door op schaal te werken om bulkdeals voor hun klanten te krijgen. Werken op schaal is ook hoe Bolt Business bedrijven helpt te besparen op zakenreizen. Als een van de snelstgroeiende transportplatforms ter wereld bespaart Bolt Business klanten maar liefst 30% op ritprijzen.
Naast het besparen van geld op ritten, verzamelt het Bolt Business-platform de uitgaven van jouw team in één gebruiksvriendelijk dashboard. Lees meer over Bolt Business en hoe we je kunnen helpen de kosten van zakenreizen te verlagen en het beheer van reiskosten eenvoudig te maken.
