26 mrt 2021
Het is een veelgemaakte fout voor managers van kleine bedrijven om aan te nemen dat beleid en richtlijnen voor zakenreizen iets zijn waar alleen grotere ondernemingen zich zorgen over hoeven te maken. Maar als er iets is dat je niet open wilt laten voor interpretatie, dan is dat wat jij kwalificeert als een “aanvaardbare uitgave” voor een zakenreis.
Grote kans dat je het op de harde manier leert wanneer een factuur voor een verblijf van 3 nachten in een 5-sterrenhotel op jouw bureau belandt.
Het opstellen van een passend reiskostenbeleid kan lastig zijn, vooral voor een klein bedrijf. Enerzijds moet je ervoor zorgen dat jouw medewerkers zich gesteund voelen op reis. Aan de andere kant wil je niet dat jij de rekening hoeft te betalen voor een geheel verzorgde vakantie!
Hier zijn enkele tips voor het opzetten van een geschikt zakenreisbeleid.
1. Wees zo duidelijk en specifiek mogelijk
Een zakenreisbeleid is in feite een raamwerk van limieten die zijn vastgesteld rond de manier waarop uw werknemers reizen, hun accommodatietoeslagen en de voorkeursleveranciers of boekingskanalen van uw bedrijf.
Een recente studie van reistrends door Expedia Group heeft uitgewezen dat slechts 60% van de bedrijven een reisbeleid heeft. Als jouw bedrijf zonder duidelijk beleid in de 40% van de bedrijven valt, maak je dan geen zorgen. Het opzetten van een reisbeleid is veel gemakkelijker dan je denkt. Hier is waar jij je op moet concentreren:
Een laatste ding om in gedachten te houden bij het opstellen van jouw reisbeleid voor kleine zaken is dat het eenvoudig genoeg moet zijn om van toepassing te zijn op het hele bedrijf.
Dit betekent echter niet noodzakelijk dat alle teams en medewerkers over gelijke uitgavenbudgetten moeten beschikken. Jouw verkoopteam zal waarschijnlijk een hogere vergoeding nodig hebben dan anderen, aangezien zij voor hun baan waarschijnlijk vaker moeten reizen om klanten te ontmoeten dan andere werknemers in jouw bedrijf.
Je zou kunnen denken: “Hoe moeilijk kan het zijn om een paar bonnetjes bij te houden en ze door te geven aan de accountant?” Op het eerste gezicht heb je gelijk. Het zou niet moeilijk moeten zijn.
Maar dit soort willekeurige, handmatige systeem wordt veel moeilijker te beheren als je niet alleen te maken hebt met de kosten van een driedaagse zakenreis van een enkele medewerker. Neem mee dat al jouw medewerkers hun zakenreiskosten het hele jaar door blijven indienen.
Op dit punt kan het ontbreken van formele processen echt zijn tol eisen van de bedrijfsresultaten. De enorme hoeveelheid inspanning die nodig is om de zaken draaiende te houden, betekent mogelijk honderden verspilde uren werk voor jouw team. Stel je voor hoeveel dat je aan salarissen gaat kosten.
Gelukkig kunnen oplossingen zoals het Bolt Business Team-account helpen als het gaat om het stroomlijnen van de zakelijke ritboekhouding.
Met het Team Account kunnen managers personeelsspecifieke onkostenvergoedingen voor autoreizen instellen. Je hoeft ook niet meer naar bonnetjes te zoeken, aangezien alle facturen na elke rit automatisch naar jouw financiële team worden doorgestuurd.
De accountbeheerders van het Bolt Business Team Account krijgen maandelijks een overzicht van de ritten en onkosten van de medewerkers, en alle facturering wordt afgehandeld zonder een enkele papieren bon.
In de meeste kleine tot middelgrote bedrijven zijn de werknemers verantwoordelijk voor het boeken van hun eigen reizen en accommodatie. Door hen verantwoordelijk te maken voor de logistiek om van A naar B te komen, terwijl jouw bedrijf geen vaste regels heeft voor werkreizen, kan een cultuur van overbesteding ontstaan. Per ongeluk of anderszins.
Het komt allemaal neer op de menselijke natuur. Zelfs de meest spaarzame individuen hebben de neiging om niet zoveel aandacht te besteden aan het prijskaartje als het niet hun geld is dat wordt uitgegeven.
Dus als je op zoek bent naar een cultuur die werknemers aanmoedigt om slimme financiële beslissingen te nemen in alle facetten van hun functieomschrijving, met name werkreizen, overweeg dan om een beloningsbeleid toe te passen.
Het klinkt misschien tegenstrijdig, maar door zuinige werknemers te belonen voor het vasthouden aan hun budget voor zakenreizen, moedig je al jouw werknemers aan om hun reiskosten beter te beheren.
Incentives kunnen van alles zijn, van een jaarlijkse bonus tot een speciaal geschenk of extra privileges. Wees niet bang om creatief te worden als het erom gaat het goede voorbeeld te geven voor reizen met het geld van het bedrijf!
Als jouw bedrijf (nog!) niet echt een multinationaal conglomeraat is en je op zoek bent naar een oplossing voor een relatief kleinschalig bedrijf, kan het lastig zijn om een betrouwbare partner te vinden om jouw zakenreiskosten te beheren.
Als het gaat om zakelijke taxiritten, is een Bolt Business Werkprofiel wellicht beter geschikt voor jouw kleine team. Met het werkprofiel kunnen individuen:
Je kunt op elk moment een werkprofiel aanmaken door naar het gedeelte Betalingen van jouw Bolt-app te gaan.
En vergeet niet dat Bolt Business met je meegroeit terwijl jouw bedrijf groeit. We hebben handige oplossingen voor bedrijven van elke omvang, zodat ze hun reiskosten gemakkelijk kunnen beheren.
Naast het besparen op ritten in meer dan 40 landen over de hele wereld, stroomlijnt het intuïtieve platform van het Bolt Business Team Account alle reiskosten van jouw bedrijf op één gebruiksvriendelijk dashboard.
Lees meer over Bolt Business en hoe we jou kunnen helpen reiskosten te verlagen en onkostenbeheer een fluitje van een cent te maken!
