17 dec 2020
Van het dekken van zakelijke vluchten tot het betalen van de kosten voor woon-werkverkeer van werknemers, het beheren van zakelijke reiskosten kan lastig zijn, vooral als je het alleen doet.
Rapporten schatten dat geautomatiseerde bedrijfsrapportage maar liefst 39% minder kan kosten dan handmatig. Nog niet overtuigd om de overstap te maken? Laten we eens kijken wat bedrijfsrapportage je op dit moment kost – kijkende naar tijd, geld en medewerkerstevredenheid, wat misschien wel de hoogste kosten van allemaal zijn.
Elk bedrijf, groot of klein, begrijpt hoe tijdrovend het is om uitgaven bij te houden. Om te beginnen, het kost jouw boekhouding team veel tijd wanneer je een declaratie indient, voor een medewerker die de uitgaven moet indienen en voor de manager die het moet goedkeuren. Vermenigvuldig dit een paar keer en je ziet een bureaucratisch proces dat verschillende teams dramatisch vertraagt.
Hier volgt een overzicht van de vele manieren waarom handmatige bedrijfsboekhouding niet in jouw voordeel werkt.
Laten we naar een eenvoudig voorbeeld kijken. Een van jouw verkoopmedewerkers gaat naar een afspraak met een grote klant in de stad, bijvoorbeeld vijf kilometer verderop. Alleen al de heen- en terugreis kan tussen de €3 in Caïro of €50 in Zürich kosten, maar dat is hier noch daar. We maken ons meer zorgen over de kosten die opkomen nadat de rekening is betaald.
Na een hopelijk veelbelovende ontmoeting, dient jouw verkoper een declaratie in en geeft deze met de bon door aan zijn manager. De manager kijkt naar de bon en geeft deze als alles goed is door aan boekhouding. Nu neemt een derde persoon, zo niet een vierde of vijfde, afhankelijk van jouw boekhoudkundige hiërarchie, de tijd om de declaratie te valideren en de onkostendeclaratie in te dienen.
Ervan uitgaande dat er geen problemen of fouten zijn, staat het boekhoudteam eindelijk klaar om jouw werknemer terug te betalen. Hoewel het misschien niet erg ingewikkeld klinkt, kun je je voorstellen dat een afdeling van dertig verkopers zes tot acht vergaderingen per dag heeft.
Dat komt neer op maar liefst 4.800 declaraties per maand – maar laten we omwille van de objectiviteit eens kijken naar enkele echte gegevens.
Een onderzoek van 2015 door de Global Business Travel Association, liet zien dat bedrijven gemiddeld 51.000 onkostendeclaraties per jaar rapporteren. Dat vertaalt zich in jouw jaarlijkse rapportage voor ongeveer €350.000 aan puur reisgerelateerde onkosten!
Wat het meeste aan dit cijfer toevoegt, na lonen, zijn de kosten van menselijke fouten. Hetzelfde onderzoek meldde dat een op de vijf declaraties een fout heeft die het indienen ervan onmogelijk maakt. Van het kwijtraken van een bonnetje tot het maken van een typefout, deze gemakkelijk te vermijden fouten zorgen ervoor dat gemiddeld 3.000 werknemersuren besteed moeten worden aan het repareren van deze foutieve declaraties.
En dat is niet alles wat het je zal kosten.
Zelfs de meest dwaze fouten kunnen een uitgestelde terugbetaling betekenen voor jouw werknemers, die meestal uit eigen zak betalen, tenzij ze hoog genoeg scoren om toegang te hebben tot de kredietlimiet van jouw bedrijf. Als we teruggaan naar het voorbeeld van ons verkoopteam, zou jij dan blij zijn als je weken zou moeten wachten om al die zakelijke ritten terugbetaald te krijgen? Twijfelachtig.
Of het nu gaat om focus, geld of medewerkerstevredenheid, Bolt Business is er om de dag te redden. In de digitale wereld van vandaag zou geen enkel bedrijf moeten verdrinken in ontvangsten en bureaucratische processen. De reden is vrij simpel: we hebben software die het voor je doet.
Hier lees je hoe Bolt Business-gebruikers tijd, moeite en geld besparen op zakelijke boekhouding.
Sommige teams hebben grotere reisbudgetten nodig dan andere. En als we eerlijk zijn over incentives: sommige mensen hebben meer reisvoordelen verdiend dan anderen. Daarom stelt Bolt Business je in staat duidelijke regels op te stellen voor bedrijfsritten die het onmogelijk maken om het budget te overschrijden.
Je zult niet alleen kunnen ontspannen, maar jouw werknemers zullen ook opgelucht zijn te weten dat ze hun bonnetjes niet hoeven te bewaren voor het leven. Alle kosten zijn direct gedekt, van woon-werkverkeer tot zakenreizen en vergaderingen, afhankelijk van wat jouw bedrijf besluit te vergoeden. Simpel gezegd, jij beslist waarvoor elk team of individu Bolt Business gebruikt, en wij doen de rest.
Jouw boekhouding team heeft betere dingen te doen dan werknemers achterna te zitten of vervaagde bonnetjes te ontcijferen. Bolt Business-gebruikers krijgen een maandelijks overzicht van ritten en onkosten, en alle facturering wordt afgehandeld zonder een enkele papieren bon – denk aan alle bomen die je bespaart.
Bezorgd om iedereen toegang te geven tot de kredietlimiet van jouw bedrijf? Dankzij aangepaste limieten is het voor werknemers onmogelijk om hun toegewezen reisbudget te overschrijden. Zodra ze klaar zijn met hun rit, vragen we hen het doel van de reis te beschrijven en brengen we de kosten in mindering op hun uitgavenbudget. En ja – facturen worden rechtstreeks in de app afgehandeld.
Een van de voordelen van het feit dat we een van de snelstgroeiende transportplatformen ter wereld zijn, is dat we de beste deals voor ritten kunnen bieden.
Naast een moeiteloze kostenberekening, besparen Bolt Business-gebruikers maar liefst 30% op taxitarieven. Als dat nog niet genoeg voor je is, kun je het prettig vinden om het luxeniveau te kiezen waarin jij, jouw werknemers of klanten mogen reizen. Herinner je je de verkoper die we eerder noemden nog? Stel je voor dat hij/zij in een Mercedes in plaats van een Toyota naar een grote vergadering komt.
Als je van plan bent te schalen, is geautomatiseerde bedrijfsrapportage een must. We zijn beschikbaar in meer dan 20 landen en zijn er om jou te helpen groeien, waar je ook bent of wat je ook doet. Lees meer over Bolt Business en houd onze blog in de gaten voor meer tips om kosten te besparen.
