eKasa Bolt: pytania i odpowiedzi

W tym artykule zawarliśmy najczęściej pojawiające się pytania dotyczące naszej wirtualnej kasy fiskalnej, czyli eKasy. Tekst aktualizowany jest na bieżąco.

Rzuć okiem, na pewno znajdziesz coś pomocnego:

1. Skąd mogę pobrać eKasę i instrukcję obsługi?
   eKasę należy pobrać ze strony wirtualna.novitus.pl (pamiętaj, aby nie wpisywać “www.” przed adresem!). Na tej stronie znajdziesz również pełną instrukcję obsługi. Skrócona instrukcja dostępna jest natomiast na naszym Dysku Google.
2. Jak sprawdzić, czy eKasa została prawidłowo zafiskalizowana?
   Status fiskalizacji można sprawdzić w aplikacji eKasy. Naciśnij przycisk OK, by przejść do menu, a następnie nawiguj strzałkami do Funkcji serwisowych. Status fiskalizacji znajduje się w Informacjach, w Bazie zdarzeń (do poruszania się po liście używaj strzałek góra/dół).
3. Co robić, gdy pamięć wewnętrzna urządzenia się zapełni?
   Skontaktuj się ze wsparciem Novitus, by uzyskać kopię zapasową pamięci urządzenia. Następnie udaj się do właściwego dla Ciebie urzędu skarbowego, gdzie urzędnicy wykonają własną kopię pamięci urządzenia i odfiskalizują je. Po tym możesz odinstalować eKasę i zainstalować ją ponownie – wtedy pamięć wewnętrzna znów będzie wolna.
4. W jaki sposób obliczona została rekomendowana ilość pamięci urządzenia?
   E-paragony zapisywane są w wewnętrznej pamięci urządzenia, przy czym jeden “waży” około 13 kb. Oznacza to, że 100 paragonów zajmuje ok. 1,3 MB, a 1000 – 13 MB. Kierowca jeżdżący co najmniej 40 godzin tygodniowo generuje około 5000 paragonów w ciągu roku, czyli ok. 62,4 MB. Jeśli urządzenie ma służyć przez kilka lat, minimalna pamięć to 16 GB (dla małych flot i kierowców na działalności gospodarczej), a 64–128 GB – dla dużych przedsiębiorstw.
5. Czy muszę zainstalować eKasę na osobnym urządzeniu, czy mogę korzystać z tego samego, na którym działa aplikacja kierowcy Bolt?
   Rekomendujemy instalację eKasy na urządzeniu przeznaczonym wyłącznie do tego celu. Jeśli jednak chcesz, możesz uruchomić ją także na tym samym urządzeniu, co aplikację kierowcy Bolt – choć nie jest to zalecane. Pamiętaj, że sprzęt musi spełniać wymagania techniczne i mieć dostęp do Internetu.
6. Co robić, jeżeli adres siedziby mojej firmy się zmieni?
   Powiadom o tym wsparcie Bolt, wysyłając wiadomość e-mail na adres: poland-fleets@bolt.eu.
7. Czy z eKasą mogę przyjmować płatności gotówkowe?
   Tak – eKasa fiskalizuje wszystkie kursy, niezależnie od formy płatności.
8. Kiedy eKasa będzie działać? Czy kierowcy „przełączą się” na nią automatycznie?
   eKasa rozpoczyna fiskalizowanie kursów od chwili jej uruchomienia. Kierowcy „przełączają się” na nią od razu i całkowicie automatycznie.
9. Czy i kiedy kierowcy powinni przestać korzystać z tradycyjnych kas fiskalnych?
   Zgodnie z naszymi Terms & Conditions, w systemie Bolt wymagana jest instalacja eKasy Novitus, ponieważ nasza platforma nie jest zintegrowana z innymi kasami fiskalnymi. Kierowcy, którzy dotychczas używali tradycyjnych kas, powinni z nich zrezygnować w momencie uruchomienia eKasy Bolt.
10. Czy eKasę należy podłączyć do drukarki paragonowej?
    Nie. eKasa współpracuje z Wirtualną Drukarką Paragonową (WDP) w formie aplikacji – trzeba ją zainstalować na tym samym urządzeniu co eKasę. WDP generuje raporty w formacie .PNG, które można wydrukować na zwykłej drukarce (np. w biurze lub w domu). Aplikację WDP pobierzesz tutaj, a instrukcję obsługi – tutaj.
11. Jak podczas kontroli wykazać, że partner posiada eKasę?
    GITD oraz wojewódzkie ITD zostały poinformowane o wprowadzeniu przez nas eKasy i znają jej charakterystykę. Możesz więc spodziewać się, że funkcjonariusze będą przeprowadzać kontrolę uwzględniając tę wiedzę.
12. W jaki sposób mogę zweryfikować prawidłowość moich danych rozliczeniowych?
    Otwórz Portal flotowy (jeśli jesteś partnerem flotowym) lub portal kierowcy (jeśli jesteś kierowcą prowadzącym własną działalność). Dane rozliczeniowe znajdziesz w zakładce Profil albo w jednej z ostatnio wystawionych faktur za przejazdy.
13. Co w przypadku kontroli z urzędu skarbowego? Czy muszę wydać urzędnikom urządzenie z eKasą?
    W świetle prawa urządzenie z eKasą jest kasą fiskalną. Urząd skarbowy może więc zażądać udostępnienia Twojego urządzenia w ramach kontroli. W takiej sytuacji należy zafiskalizować i uruchomić nowe urządzenie (by zachować ciągłość pracy), a poprzednie przekazać do wglądu urzędnikom.
14. Czy otrzymam dokument poświadczający nadanie homologacji eKasie?
    Tak, dokument jest dostępny tutaj.
15. Czy aplikacja Bolt będzie działać również bez eKasy?
    W świetle prawa przejazdy muszą być fiskalizowane przy pomocy eKasy. Ponadto w przypadku braku zapewnienia prawidłowości i ciągłości działania eKasy, dostęp do platformy Bolt będzie ograniczony – kierowca nie będzie otrzymywać kursów.
16. Co z przedsiębiorcami, którzy korzystali dotychczas z kasotaksometrów?
    Zgodnie z naszymi Terms & Conditions wyłącznie eKasa Novitus jest akceptowana w systemie Bolt. Oznacza to, że w chwili uruchomienia eKasy należy zrezygnować z kasotaksometrów. Wykorzystywanie ich do fiskalizacji przejazdów realizowanych na platformie Bolt jest niemożliwe.
17. Czy mogę posiadać kilka eKas?
    Tak, możesz mieć dowolną liczbę urządzeń z eKasą. Kierowcy prowadzący jednoosobową działalność zazwyczaj potrzebują tylko jednego urządzenia, natomiast więksi partnerzy mogą rozważyć zakup co najmniej dwóch.
18. Czy jedna eKasa i jedno urządzenie wystarczą do fiskalizowania przejazdów wszystkich kierowców mojej floty?
    Tak, jedno urządzenie z zainstalowaną eKasą może fiskalizować przejazdy całej floty, niezależnie od liczby miast czy skali działalności. Wystarczy pozostawić je podłączone do zasilania i Internetu w biurze. Warto jednak mieć dodatkowy sprzęt w zapasie na wypadek awarii.
19. Co się stanie, gdy eKasa i/lub urządzenie kierowcy straci połączenie z Internetem albo się rozładuje czy zrestartuje?
    W świetle prawa masz obowiązek jak najszybciej przywrócić dostęp do Internetu oraz zasilania. Po wznowieniu połączenia wszystkie oczekujące kursy zostaną automatycznie zafiskalizowane.
20. Wielu kierowców jeździ równocześnie na aplikacji Bolt i np. Uber. Czy to oznacza konieczność korzystania z wielu wirtualnych kas fiskalnych?
    Tak, każda aplikacja musi być obsługiwana przez własną wirtualną kasę fiskalną. Bolt korzysta z eKasy Novitus, natomiast inne platformy mają własne rozwiązania (o ile je oferują).
21. Jak mogę przenieść eKasę z jednego urządzenia na drugie?
    „Przeniesienie” eKasy jako takiej jest niemożliwe. Możesz jedynie wyrejestrować starą kasę w urzędzie skarbowym (wcześniej urząd skarbowy musi wykonać kopię pamięci) i odinstalować ją zgodnie z instrukcją. Następnie możesz pobrać aplikację eKasy na nowe urządzenie i zafiskalizować ją od początku.
22. Uruchomiłem już eKasę. Czy otrzymam potwierdzenie, że wszystko działa?
    Prosimy o kontakt z firmą Novitus w celu uzyskania potwierdzenia prawidłowego działania eKasy.
23. Czy wciąż mogę mieć w samochodzie taksometr i zwykłą kasę fiskalną?
    Aby wykonywać przejazdy z naszą aplikacją Bolt, niezbędna jest eKasa Novitus. Jeśli jednak realizujesz dodatkowe kursy „z ulicy”, możesz równolegle używać tradycyjnego taksometru oraz kasy fiskalnej. Te rozwiązania nie kolidują ze sobą w przypadku przejazdów spoza aplikacji Bolt.
24. Czy korzystanie z eKasy jest darmowe?
    Opłata za eKasę wynosi 6,77 PLN brutto i jest naliczana za każdy tydzień, w którym eKasa była aktywna (tj. gdy wykonano choć jeden przejazd). Koszt ten ponosi kierowca.
25. Tradycyjna kasa fiskalna generuje raporty dobowe. Czy eKasa też je tworzy?
    Tak. eKasa generuje raport dobowy codziennie o godzinie 23:59, w tle – bez przerywania kursów.
26. Czy eKasę można wyłączyć, gdy nie jeździ się na aplikacji Bolt?
    eKasa musi działać zawsze, gdy Ty i/lub Twoi kierowcy wykonujecie przejazdy. Poza tym czasem możesz urządzenie wyłączyć.
27. Czy mogę zainstalować eKasę na karcie SD lub trzymać na niej powiązane pliki?
    Nie, jest to zabronione prawnie. eKasa i wszystkie związane z nią pliki muszą być przechowywane w wewnętrznej pamięci urządzenia.
28. Nie płacę podatku VAT. Czy mimo to muszę posiadać eKasę?
    Tak, posiadanie eKasy jest obowiązkowe także wtedy, gdy korzystasz z zerowej stawki VAT lub masz całkowite zwolnienie z podatku VAT.
29. Czy muszę uruchamiać eKasę, jeśli mam zawieszoną działalność?
    Nie, nie musisz. Pamiętaj jednak o zafiskalizowaniu urządzenia (i jego uruchomieniu), gdy działalność zostanie odwieszona.
30. Czy eKasę zgłasza się do urzędu skarbowego?
    Nie. W przypadku wirtualnych kas fiskalnych nie ma obowiązku zgłaszania ich do urzędu skarbowego.
31. eKasa jest dostępna tylko dla urządzeń z Androidem. Co z iOS?
    Obecnie eKasa działa jedynie na urządzeniach z systemem Android (32-bit). Nie planujemy wersji na iOS.
32. Moja flota jest aktywna w dwóch miastach. Czy muszę mieć dwie eKasy?
    Jeżeli w obu miastach działa ta sama spółka (ten sam NIP), wystarczy jedna eKasa. Jeśli jednak posiadasz dwie różne spółki z różnymi numerami NIP, konieczne jest zafiskalizowanie dwóch oddzielnych eKas.
33. Czy mogę zainstalować eKasę na Androidzie (32-bit), a aplikację kierowcy Bolt na iOS?
    Jak najbardziej. Jedyny warunek jest taki, że eKasa funkcjonuje na urządzeniu z Androidem (32-bit).
34. Uruchomiłem dwie eKasy. Czy będą one działać równolegle?
    Tak, system rozdziela dane między obie eKasy, by obciążenie było możliwie równomierne.
35. Jak mogę wykonywać raporty dobowe?
    eKasa automatycznie generuje raport dobowy codziennie o 23:59. Jeśli planujesz wyłączyć urządzenie przed tą godziną, możesz wykonać raport ręcznie w samej eKasie.
36. Kto pobiera opłatę za korzystanie z eKasy od kierowców?
    Opłata jest pobierana automatycznie z salda kierowcy – partnerzy flotowi nie muszą samodzielnie tego rozliczać.
37. Czy Bolt będzie blokował konta kierowców na DG i partnerów, którzy nie uruchomili eKasy?
    Podmioty, które nie zarejestrują i nie uruchomią eKasy, nie będą miały możliwości wykonywania przejazdów.
38. Czy pasażer otrzymuje wydrukowany paragon?
    Nie. eKasa generuje e-paragon, który trafia na adres e-mail pasażera – zastępuje on tradycyjny, drukowany paragon.
39. Jeśli przestanę jeździć o 20:00, a wznowię pracę o 10:00 następnego dnia, czy mogę wygenerować raport dobowy z opóźnieniem?
    Tak, pod warunkiem że zrobisz to przed rozpoczęciem kolejnych przejazdów (np. przed godziną 10:00). Możesz też zostawić włączoną eKasę na noc, by raport powstał automatycznie o 23:59.
40. Jak mogę wygenerować raport miesięczny?
    Szczegółową instrukcję znajdziesz tutaj.
41. Jak zmienić adres firmy w eKasie?
    Sprawdź, czy posiadasz najnowszą wersję aplikacji eKasy (jeśli nie – zaktualizuj ją). Następnie:

1. Zaloguj się do Portalu flotowego (jeśli jesteś partnerem) lub portalu kierowcy (jeśli prowadzisz własną DG) i uaktualnij dane adresowe.
2. Przejdź na stronę Novitusa i wprowadź wymagane dane: kod partnera, token oraz numer unikatowy eKasy.
3. Wybierz Sprawdź dane, a następnie Zapisz dane i Akceptuj.
4. Nowe dane zostaną pobrane i zaprogramowane w eKasie (o wskazanym numerze unikatowym) po wykonaniu raportu dobowego. Możesz wywołać go ręcznie lub poczekać, aż system wygeneruje go automatycznie o 23:59.

Mamy nadzieję, że to FAQ wyczerpująco odpowiada na Twoje pytania. W razie wątpliwości, zapraszamy do kontaktu ze wsparciem Bolt lub Novitus.