Mała firma a podróże służbowe: jak zarządzać wydatkami?

Uważasz, że małe firmy nie muszą regulować podróży służbowy swoich pracowników, bo to przerost formy nad treścią? Błąd! Małe firmy dysponują proporcjonalnie mniejszym budżetem, a co za tym idzie, muszą lepiej pilnować wydatków swoich pracowników. 

A to oznacza konieczność nakreślenia pewnych reguł, m.in: przyzwolenia na noclegi w hotelach o konkretnej liczbie gwiazdek (1-3), loty wyłącznie klasą ekonomiczną lub przejazdy taksówkami standardowej kategorii. Tylko… jak te reguły nakreślić, by każdy ich przestrzegał?

1. Bądź konkretny i uniwersalny.

Czym bardziej zawiła polityka firmy względem podróży służbowych, tym większe ryzyko, że pracownicy będą popełniać błędy, a budżet się nie zepnie. Prostota to Twój przyjaciel. Warto trzymać się kilku prostych regułi stosować je uniwersalnie, dla przykładu:

• Wskaż firm i/lub platformy “pierwszego wyboru” do rezerwacji noclegów, zamawiania przejazdów taxi, kupowania biletów lotniczych itp. 
• Ustal, jaki hotelowy standard jest dla firmy akceptowalny (każdy chce spędzić kilka dni w pięciogwiazdkowym hotelu, ale mało kto chce płacić!).
• Wyznacz jasne limity wydatków. Twój zespół sprzedaży będzie podróżować najczęściej, więc możesz różnicować budżet między konkretnymi działami.

Wyjaśnij pracownikom, w jaki sposób firma zatwierdza wydatki i kto odpowiada za cały proces. Możesz pomyśleć również o nagrodach za nieprzekraczanie budżetu. Wydawanie firmowych pieniędzy zawsze przychodzi łatwiej, nawet tym najbardziej oszczędnym.

2. Zyskaj przewagę dzięki technologii.

“Jak trudno jest przechować kilka paragonów i przekazać je księgowości?” – pewnie zadawałeś sobie już to pytanie. Wbrew pozorom, odpowiedź brzmi: bardzo trudno. Przez rok zbierzesz kilkaset paragonów, jeśli nie kilka tysięcy, a część z nich zawsze się gdzieś zgubi.

Poza tym, zbieranie i przechowywanie paragonów to mozolna praca. Wyobraź sobie, jak wiele płatnych roboczogodzin mógłbyś spożytkować lepiej, gdybyś oddał raportowanie wydatków komuś innemu. Komuś, albo… czemuś!

Na rynku istnieje kilka takich rozwiązań, a wśród nich Bolt Business. Z pomocą konta Business możesz zarządzać wydatkami na przejazdy taksówkami wszystkimi pracowników, a rachunki za docierają do Twojej księgowości automatycznie, po każdym kursie.

Bonus? Rachunki za przejazdy taksówkami z Bolt Business są cyfrowe, a europejskie podróże Boltem są w 100% neutralne węglowo. Innymi słowy: oszczędzasz roboczogodziny, a do tego dbasz o środowisko! 

3. Nagradzaj za pilnowanie budżetu.

W większości mniejszych i średnich firm to pracownicy odpowiadają za rezerwację własnego hotelu, lotu, przejazdu itd. Dlatego, jeżeli nie wyznaczysz jasnych reguł, budżet błyskawicznie wymknie Ci się spod kontroli.

Na szczęście możesz temu przeciwdziałać – z pomocą nagród. Wystarczy tylko premiować każdego, kto dochowa swojego budżetu. Niektórzy nagradzają oszczędnych pracowników gotówką, inni oferują dodatkowe dni urlopu, ale ogranicza Cię tylko własna kreatywność.

4. Znajdź właściwego partnera.

Wiele korporacji decyduje się na outsourcing, czyli zleca zarządzanie wydatkami na podróże służbowe zewnętrznej organizacji. Choć jest ono zwykle poza zasięgiem małych firm, istnieją od tej zasady wyjątki. Jednym z nich jest Bolt Business. 

To platforma, z którą uporządkujesz i zautomatyzujesz zarządzanie wydatkami na służbowe przejazdy taxi. Rachunki docierają na wskazany przez Ciebie adres email, gotowe do rozliczenia przez księgowość, zaś Twoi pracownicy mogą swobodnie przełączać się między Profilem służbowym a prywatnym.

I pamiętaj, że Bolt Business rośnie wraz z Twoją firmą. Oferujemy wygodne rozwiązania dla firm każdej wielkości, a nasza platforma dostępna jest już w ponad 40 krajach. Podróżujemy więc razem z Tobą! Kliknij poniżej, by dowiedzieć się więcej o naszej platformie i korzyściach, które ze sobą niesie.