4 spôsoby, ako znížiť náklady na pracovné cesty

V celosvetovom priemere urobia zamestnanci okolo 445 miliónov pracovných ciest ročne. Síce ide približne len o 12 % cestujúcich lietadlom, ale za to robia aerolinkám 75 % ich ziskov. Aerolinky sa tešia, ale pre vlastníkov alebo manažérov firiem to nie sú moc dobré správy.

Tento obrovský trh so sebou nesie aj niekoľko výziev. Od nepresne odhadovaných nákladov na pracovné cesty na letisko až po účty za obedy za celý týždeň… asi sa všetci zhodneme, že riadenie nákladov na pracovné cesty je časovo náročné a pravdepodobnosť pochybenia je veľmi vysoká.

A s väčším počtom zamestnancov prichádzajú väčšie náklady.

Riadenie nákladov na pracovné cesty je mnohokrát výzva. Ale pokiaľ máte k dispozícii správne nástroje, tieto náklady znížite raz-dva. Prvým krokom je stanovenie jasných pravidiel pre pracovné cesty.

1. Nastavte si jasné pravidlá pre pracovné cesty

Vo výskume skomponovaným Expedia Group bolo zistené, že iba 60 % firiem má nastavené jasné pravidlá pre pracovné cesty. Pokiaľ patríte medzi zvyšných 40 %, nezúfajte. Nastavenie týchto pravidiel je jednoduchšie než sa môže na prvý pohľad zdať.

Pravidlá pre pracovné cesty sa môžu týkať rôznych oblastí, napríklad: ako vaši zamestnanci cestujú, kde by mali byť ubytovaní, aké sú limity na jednotlivé náklady pracovných ciest alebo kto je preferovaný dodávateľ týchto služieb. Tu platí zlaté pravidlo – v jednoduchosti je krása, a preto by ste mali urobiť jednoduché a prehľadné pravidlá pre čo najvyššiu efektivitu. Zamerajte sa na:

1. Schvaľovací proces;
2. Pravidlá pre tvorbu rezervácií;
3. Jasné limity na náklady;
4. Voľbu vlastníka týchto procesov.

Hlavne nič nekomplikujte – pravidlá by mali byť jednoducho aplikovateľné skrz celou organizáciou. To ale nemusí znamenať, že všetky tímy a zamestnanci budú mať rovnaké limity.

2. Využite technológie pre jednoduché riadenie nákladov na pracovné cesty

Nedostatok formálnych procesov a zastarané systémy majú negatívny vplyv na riadenie nákladov na pracovné cesty. Nástroje a procesy v niektorých firmách častokrát sťažujú získanie jasného prehľadu o tom, koľko ktorý tím míňa peňazí. Manažéri potom musia tráviť hodiny nad manuálnym reportovaním a aktualizáciou rôznych dokumentov. Koniec koncov ide o dlhý proces, v ktorom nie je ani jedna strana spokojná.

Digitálne riešenia pre riadenie pracovných ciest vám môžu pomôcť v rôznych oblastiach. Napríklad Bolt Business ponúka firmám kompletný prehľad nákladov na pracovné cesty všetkých zamestnancov spolu so všetkými reportami a fakturáciami, ktoré sú spracovávané automaticky. Funguje to jednoducho – manažéri nastavia limity jednotlivým zamestnancom a tí potom dostanú automatickú kompenzáciu bez zbytočného reportovania.

Zamestnanci si môžu sami vybavovať transport v rámci pracovných ciest a celý proces sa tým stáva príjemnejším a efektívnejším.

3. Odmeňte zamestnancov za dodržanie limitov

Zamestnanci v mnoho malých a stredných podnikoch nemajú ten luxus, aby sa im niekto iný staral o vybavovanie leteniek. Sú sami zodpovední za to, aby sa dostali z miesta A do miesta B.

Pokiaľ ako firma nemáte jasné pravidlá a limity, koľko by mali tieto cesty stáť, môžete byť nemilo prekvapení, pretože platí staré známe “cudzie peniaze sa míňajú jednoducho.” Preto je vhodné motivovať vašich zamestnancov, aby míňali firemné peniaze s rozvahou, s akou míňajú tie vlastné.

Odmeny za dodržiavanie stanovených limitov tak môžu byť vhodnou motiváciou pre vašich zamestnancov, a to hlavne v prípade, keď nevyužívate žiadne nástroje na riadenie limitov.

4. Spojte sa s cestovnými agentúrami pre tie najlepšie ponuky

Priemerné náklady na pracovné cesty sú pre mnoho firiem podstatnou zložkou celkových nákladov.

Myslite na to, že váš administratívny pracovník nebude mať vyjednávaciu silu, aby vyjednal najlepšiu ponuku od obrovských leteckých spoločností, hotelov alebo prevádzkovateľov prepravných služieb. Partnerstvo s cestovnou agentúrou, ktorá je plná expertov, vám môže ušetriť výraznú časť vašich nákladov na pracovné cesty.

Pokiaľ chcete vedieť, čo je ich trik – dokážu škálovať svoju klientelu, a tým pádom sú schopní vyjednať lepšie podmienky s veľkými hráčmi na trhu. Podobne na báze škálovateľnosti funguje aj Bolt Business, vďaka ktorému môže vaša firma ušetriť na pracovných cestách. Ako jedna z najrýchlejšie rastúcich platforiem pre transport na celom svete, Bolt Business vám dokáže ušetriť až okolo 30 % vašich bežných nákladov na pracovné jazdy.

Ušetrite na jazdách a riadení nákladov s Bolt Business

Okrem toho, že s Bolt Business ušetríte náklady na jazdách, dostanete aj súhrnný prehľad všetkých nákladov na pracovné jazdy na jednom mieste. Viac informácií o tom, ako vám dokáže Bolt Business zjednodušiť riadenie vašich pracovných nákladov nájdete tu.