Ako skrotiť cestovné náklady: tipy pre malé podniky

Majitelia malých podnikov si častokrát myslia, že tvorba politiky na náklady pracovných ciest a návodov je niečo, čo sa využíva len vo veľkých firmách. Ale pokiaľ existuje niečo, čo nechcete nechať nevysvetlené, je to úvaha pre “primerané náklady” na pracovné cesty. Môžete zostať nepríjemne prekvapený, až vám na stole pristane pobyt na 3 noci v 5-hviezdičkovom hoteli.

Nastavovanie vhodnej politiky na náklady pracovných ciest môže byť náročné, hlavne pre malé podniky. Na jednej strane chcete, aby vaši zamestnanci cítili od vás plnú podporu. Na druhej strane nechcete podporovať míňanie firemných peňazí za súkromné dovolenky. Pre zlatý kompromis tú máme pre vás pár tipov.

1. Vytvorte konkrétne a jasné pravidlá

Politika na náklady pracovných ciest je rámec limitov, ktorý určuje, ako vaši zamestnanci cestujú, kde môže byť ubytovaní a kto sú preferovaní sprostredkovatelia týchto služieb.

V prieskume Expedia Group sa zistilo, že iba 60 % podnikov má nastavenú cestovnú politiku. Pokiaľ vaša firma patrí ku zvyšným 40 %, žiadne obavy – nastaviť jasnú politiku nemusí byť také náročné, ako sa zdá. Stačí pár krokov:

1. Navrhnite, ako by mal vyzerať váš schvaľovací proces;
2. Vytvorte návod na rezervovanie služieb;
3. Nastavte jasný limit na maximálnu útratu;
4. Uistite sa, že vlastníkom tejto politiky je konkrétna osoba z firmy.

Myslite na to, že politika by mala byť jednoduchá a pochopiteľná pre všetkých vašich zamestnancov.

To samozrejme neznamená, že všetci zamestnanci majú mať rovnaký limit alebo rozpočet. Napríklad: tím predajcov bude mať pravdepodobne vyšší rozpočet, nakoľko ich práca vyžaduje viac cestovania a schôdzok s partnermi.

2. Použite technológie, ktoré vám pomôžu so správou nákladov

Možno si myslíte “ako ťažké môže byť udržať si prehľad vo všetkých účtoch a pravidelne ich posielať účtovníkovi?” Áno, máte pravdu. Nemalo by to byť ťažké.

Ale tento manuálny systém sa stane omnoho náročnejší na správu, pokiaľ sa nestaráte o náklady iba jedného zamestnanca počas 3-dňovej pracovnej cesty. Predstavte si, že každý z vašich zamestnancov vám posiela rôzne účty z ich pracovných ciest počas celého roku.

Nedostatok formálnych procesov môže jednoducho zobrať viac času, než by si zaslúžilo. Energia, ktorá je potrebná na manuálne udržanie poriadku v tisíc rôznych účtoch, môže znamenať hromadu stratených hodín vašich zamestnancov, ktoré mohli byť alokované omnoho rozumnejšie. Predstavte si, koľko vás to stálo na výplatách.

Našťastie existujú riešenia, ktoré vám idú na pomoc! Napríklad Bolt Business Tímový účet vám môže zjednodušiť účtovníctvo a správu pracovných jázd!

Tímový profil umožňuje manažérom nastaviť limity na pracovné jazdy jednotlivým zamestnancom. Žiadne ďalšie stratené účty, všetko je automaticky preposielané vášmu účtovníckemu oddeleniu v ucelenej forme.

Bolt Business Tímový účet vám posiela mesačný súhrn jázd vašich zamestnancov a nákladov na ne – a všetko v plne digitálnej forme. Ušetrite vašim zamestnancom čas a planéte veľa stromov!

3. Odmeňte zamestnancov za zodpovedné míňanie

V mnoho malých a stredných firmách sú sami zamestnanci zodpovední za rezervovanie svojich pracovných ciest, vrátane dopravy a ubytovania. Pokiaľ nemáte nastavenú jasnú politiku s limitmi cestovania z A do B, v réžií vašich zamestnancov sa môžu tieto cesty jednoducho predražiť. Omylom alebo aj naschvál.

Je to ľudské – pokiaľ človek pracuje s cudzími peniazmi, ich míňanie je ľahšie.

Pokiaľ chcete vytvoriť kultúru, ktorá podporuje zamestnancov v rozumných finančných rozhodnutiach, hlavne čo sa týka pracovných ciest, skúste vytvoriť program odmien.

Možno to znie trochu kontraproduktívne, ale pokiaľ odmeníte šetrných zamestnancov za ich zodpovedné finančné rozhodnutia, motivujete tým aj ostatných k lepšej správe firemných nákladov na pracovné cesty.

Môže ísť o odmeny rôznych druhov – ročný bonus, bonus k výplate alebo špeciálny darček. Buďte kreatívni a motivujte zamestnancov k správnym rozhodnutiam! Koniec koncov – profitovať z toho bude celá firma.

4. Nájdite si firemného partnera

Pokiaľ váš business (zatiaľ!) nie je medzinárodný konglomerát a hľadáte riešenia na škálovanie relatívne malého businessu, hľadanie spoľahlivého partnera, ktorý vám pomôže s riadením pracovných ciest, môže byť náročné.

Keď sa bavíme o pracovných jazdách autom, Bolt Business Pracovný profil môže byť robený presne pre potreby vášho tímu. Pracovný profil vám umožní:

• Dostávať účty s údajmi o vašej firme vyplnenými vopred, pripravené pre účtovníka;
• Zvoliť si e-mailovú adresu, na ktorú budete dostávať účty;
• Jednoducho prepínať medzi súkromným profilom a business profilom pred objednaním jazdy.

Pracovný profil môže byť vytvorený kedykoľvek v sekcii Platby v appke Bolt.

A nezabudnite – s rastom vašej spoločnosti sa bude zväčšovať aj Bolt Business. Máme riešenia pre spoločnosti všetkých veľkostí. Správa nákladov na pracovné cesty môže byť omnoho jednoduchšia.

Zjednodušte si vykazovanie nákladov na pracovné cesty s Bolt Business

Nielen môžete ušetriť na jazdách vo viac než 40 krajinách po celom svete, intuitívna platforma Bolt Business Tímový profil spracováva všetky náklady na pracovné cesty do jedného komplexného prehľadu.

Zaujíma vás viac o Bolt Business a o možnostiach spolupráce s vašou malou firmou? Menšie náklady a prehľadná správa nákladov je od vás len pár kliknutí!