Jednoduchšie účtovníctvo s Bolt Business

Od výdajov na letenky až po preplácanie pracovných jázd v rámci mesta, správa výdajov na cestovanie môže byť zbytočne komplikovaná – hlavne v prípade, že ste na to sám.

Analýzy ukazujú, že automatizácia reportovania pracovných výdajov môže znížiť výdaje firmy až o 39 % pri porovnaní s manuálnym reportovaním. Stále nie ste presvedčený? Poďme sa pozrieť, koľko času, peňazí a spokojnosti zamestnancov (čo je najväčšia strata široko ďaleko) vám berie manuálne reportovanie výdajov.

Skrytá cena firemného účtovníctva

Hociktorá, menšia alebo väčšia, firma chápe, ako časovo náročné je zaznamenávanie všetkých výdajov zamestnancov. Zamestnanec musí žiadosť vyplniť, manažér ju musí schváliť a váš tím na účtovnom oddelení musí celú žiadosť spracovať. Toto si párkrát vynásobte a dostanete byrokratický proces, ktorý zbytočne spomaľuje procesy a tímy skrz celou firmou.

Tu si vysvetlíme, prečo manuálne účtovníctvo nie je vhodné pre hocijaký business.

Koľko času zaberie manuálne účtovníctvo vašim zamestnancom?

Uvedieme si jednoduchý príklad: jeden z vašich zamestnancov chodí na veľký meeting s klientom cez mesto – napríklad 5 kilometrov. Náklad na túto cestu je možno pre firmu zanedbateľný, ale časová strata, ktorá nastáva v momente, kedy je potreba výdaj preplatiť, je to, čo by vás malo zaujímať.

Po (veríme, že) úspešnom meetingu musí váš zamestnanec vyplniť report výdajov a posunie ho ďalej na manažéra. Manažér vyhodnotí, či je report v poriadku a pokiaľ áno, predá ho ďalej na účtovné oddelenie. Ďalší, už v poradí tretí (alebo štvrtý alebo piaty) človek musí venovať čas správnemu spracovaniu reportu.

Pokiaľ s reportom nie sú žiadne problémy, váš účtovný tím je konečne pripravený výdaje preplatiť zamestnancovi. Možno to neznie tak komplikovane, ale predstavte si tím 30 predajcov, kde má každý 6 až 8 meetingov denne.

Dohromady to dáva 4800 reportov mesačne – ale aby sme si tu len nevymýšľali, pozrime sa na reálne dáta.

Ako firmy zaplatia cez 11 000 000 Kč za účtovníkov počas roku

V roku 2015 urobil Global Business Travel Association prieskum, kde sa zistilo, že firmy v priemere vyplnia cez 51 000 reportov výdajov každý rok. Za rok to potom vychádza na minutých 11 000 000 Kč len na reporty týkajúce sa cestovania.

Druhým faktorom, ktorý stojí firmu veľa peňazí (hneď po mzdách) je ľudský faktor. Rovnaký prieskum ukázal, že jeden z piatich reportov je chybný a nedá sa spracovať. Od strateného účtu až po preklepy, týmto chybám, čo zaberú zamestnancom v priemere 3000 hodín ročne, by sa dalo jednoducho vyhnúť.

A vás to nebude stáť nič.

Aj tie najmenšie chyby môžu znamenať oneskorenú kompenzáciu vašich zamestnancov, ktorí väčšinou platia všetko z vlastného vrecka (pokiaľ nejde o vysoko postavených manažérov s firemnou kreditkou). Pokiaľ sa vrátime k nášmu príkladu s tímom predajcov – boli by ste radi, keby musíte čakať týždne na preplatenie vašich jázd? O tom pochybujeme.

Vďaka Bolt Business budú vaši zamestnanci, investori a účtovné oddelenie spokojní

Pokiaľ vás trápia peniaze alebo spokojnosť zamestnancov, Bolt Business všetko vyrieši za vás. V dnešnom digitálnom svete by žiadny business nemala brzdiť zbytočná byrokracia. Dôvod prečo je jasný – máme pre vás riešenie.

Ukážeme vám, ako Bolt Business šetrí čas, úsilie a peniaze vášmu účtovnému oddeleniu a celej firme.

Nastavte si limity a rozpočty na výdaje

Niektoré tímy míňajú za cestovanie viac, iné menej. A niekedy sa môže stať, že vaši zamestnanci prepísknu povolený limit. Preto vám Bolt Business umožňuje nastaviť jasné pravidlá na pracovné jazdy a je nemožné prečerpať stanovené limity.

Môžete si vydýchnuť a vaši zamestnanci sa už viac nemusia trápiť s archiváciou účtov. Všetky výdaje sú automaticky preplácané. Môže ísť o pracovné jazdy, jazdy na meetingy alebo o dochádzanie do práce – automaticky preplatené bude všetko, čo vaša firma povolí. Jednoducho – vy rozhodnete na aké účely môže ktorý tím alebo jednotlivec používať Bolt Business a my sa postaráme o zvyšok.

Rozlúčte sa s manuálnym reportovaním

Váš účtovný tím má na práci lepšie veci než uháňať zamestnancov a zháňať stratené účty. Užívatelia Bolt Business dostávajú mesačný výpis všetkých jázd a výdajov a všetky úhrady sú spracovávané automaticky bez jediného papierového účtu – šetríte prácu vašim zamestnancom a aj životné prostredie.

Bojíte sa dať všetkým vašim zamestnancom prístup k firemným financiám? Vďaka osobným limitom je nemožné, aby zamestnanci prečerpali stanovený limit. Hneď ako ukončia svoju jazdu, musia zadať dôvod jazdy a následne sa z ich prideleného rozpočtu odčíta čiastka za danú jazdu. A áno – všetky účty sa spracovávajú priamo v aplikácii.

Bonus: ušetrite 30 % oproti klasickým taxi službám

Byť najrýchlejšie rastúcou prepravnou platformou má svoje výhody. Napríklad môžeme ponúkať skvelé špeciálne ponuky na naše jazdy.

Okrem bezstarostného účtovníctva vám Bolt Business ušetrí aj okolo 30 % výdajov oproti klasickým taxi službám. A ako bonus si budete môcť vybrať úroveň prestíže, s ktorou sa chcete vy, vaši zamestnanci alebo váš klient zviezť. Pamätáte sa na toho predajcu? Predstavte si, že by prišiel v Mercedese namiesto Toyoty.

Pokiaľ plánujete, že váš business porastie, automatizované reportovanie je nevyhnutnosť. Bolt Business je dostupný vo viac než 20 krajinách – sme tu, aby sme vám pomohli rásť. Viac informácii o Bolt Business sa dozviete na našom webe.