Účtovnícke tipy: Ako predísť podvodom s výdajmi

V prieskume ACFE (Association of Certified Fraud Examiners) sa zistilo, že bolo nahlásených 2690 prípadov v 125 krajinách s celkovou stratou v mediáne 130 000 $/prípad. A pokiaľ si myslíte, že išlo hlavne o veľké firmy, ACFE zistilo, že malé firmy stratili takmer 2x viac – celková strata v mediáne za jeden prípad bola 200 000 $ v spoločnostiach s menej než 100 zamestnancami.

Podvody s výdajmi sú neustálym problémom, ktorý nemá jasné riešenie. Ale pokiaľ si vaše firemné financie nepostrážite, môže dôjsť k obrovským stratám a k vytvoreniu kultúry plnej samoľúbosti a kompletnej nepoctivosti, čo môže mať veľmi zlé následky (napr.: Enron).

Chcete, aby vaši zamestnanci pracovali s firemnými financiami tak, ako s tými vlastnými a zároveň obmedziť plytvanie? Chcete zistiť, ako sa najlepšie vyvarovať podvodom s výdajmi? Tak to ste na správnom mieste!

Zaveďte transparentnú politiku

Pokiaľ máte nastavené jasné pravidlá, je náročnejšie zneužívať systém a vyhovárať sa na ignoráciu. Navyše tým podporujete čestnú a jednotnú firemnú kultúru. Je omnoho jednoduchšie dodržiavať pravidlá, pokiaľ sú zrozumiteľné a každý ich dobre pozná.

Akékoľvek výdaje, ktoré zahŕňajú rezerváciu drahých leteniek alebo hotelových izieb môžu byť obeťou podvodov s výdajmi. Oficiálna politika pre pracovné cesty – v podstate nejaký rámec pravidiel, limitov a preferovaných sprostredkovateľov – môže byť skvelý spôsob, ako nastaviť pravidlá pre pracovné výdaje.

V nedávnom prieskume skomponovanom Expedia Group sa zistilo, že iba 60 % firiem má zavedenú politiku pre pracovné cesty. Pokiaľ vaša firma patrí k zvyšným 40 % firiem bez jasných pravidiel, jasná a transparentná politika môže byť to, čo vám môže pomôcť znovu získať kontrolu nad vašimi výdajmi. Skúste nasledovné:

1. Skontrolujte schvaľovací proces vašej spoločnosti;
2. Nastavte pravidlá pre rezervovanie pracovných ciest;
3. Nastavte jasné limity;
4. Uistite sa, že sa o politiku stará konkrétna osoba vo vašej firme.

Určite vysvetlite novú politiku vašim zamestnancom a presvedčte sa, že jej rozumejú a súhlasia s ňou ešte predtým, ako ju zavediete.

Sloboda s rozumnými limitmi

Štruktúra s pravidlami je užitočná vec, ale pri tvorbe novej politiky je potreba vytvoriť určitú rovnováhu. Pokiaľ sa vaši zamestnanci budú cítiť ako kriminálnici pod neustálym drobnohľadom, prestanú spolupracovať.

Dobrým spôsobom, ako nastaviť pravidlá, ale zároveň ukázať dôveru v zamestnancov sú limity na výdaje (napríklad: 50 € na pracovné jazdy za mesiac).

Platformy jako Bolt Business Tímový účet, môžu byť užitočné pre vytváranie limitov konkrétnym zamestnancom. Manažéri nastavia limit na pracovné jazdy a je čisto na zamestnancovi, ako tento rozpočet minie. Všetky účty za tieto pracovné jazdy sú priamo posielané na účtovnícke oddelenie a “prostredník” nie je potreba – žiadne plytvanie papierom, peniazmi a časom.

Využite technológie na správu výdajov

Schválne, tipnite si – ktoré z nasledujúcich dvoch riešení je lepšie?

Riešenie A

• Stratiť hromadu času naháňaním vašich zamestnancov, aby vyplnili report s výdajmi;
• Donútiť ich, aby našli všetky účty a faktúry;
• Uistiť sa, že všetky výdaje sú v súlade s vašimi internými pravidlami;
• Predať dokumenty účtovníckemu oddeleniu, aby sa pokúsili rozlúštiť hromadu pokrčených a vyblednutých účtov.

Riešenie B

Nestrácať žiaden čas s účtami za pracovné jazdy, pretože účtovanie a reportovanie je prepojené do jednej prehľadnej platformy.

Vaši zamestnanci sa nemusia trápiť so zbytočnými účtami. Pokiaľ je ich jazda pracovná, čiastka za ňu sa automaticky strhne z ich osobného rozpočtu a účtenka sa automaticky pošle vášmu finančnému oddeleniu.

Asi je jasné, čo si vybrať, no nie? Miesto toho, aby ste strácali čas papierovými účtami (ktoré môžu byť mimochodom veľmi ľahko sfalšované), moderné technologické riešenia vám pomôžu ušetriť čas a zároveň podporiť transparentnosť.

Lepší prehľad v reportoch

Pokiaľ nevidíte veci z tzv. “helicopter view”, môže sa stať, že niečo jednoducho prehliadnete. Niekedy stačí pohľad z inej perspektívy alebo dostať celkový prehľad a situácia je hneď jasnejšia.

A tu prichádza na scénu reportovanie výdajov, ktoré môže pomôcť v internom boji proti podvodom s výdajmi. Vďaka reportovaniu zistíte, kde sa míňa zbytočne moc, čo ste možno prehliadli počas vašej každodennej práce.

Vlastníci Bolt Business Tímového účtu automaticky obdržia súhrn jázd a výdajov priamo do ich inboxu. Prehľad o výdajoch skrz organizáciou je potom omnoho jasnejší!

Toto je nesmierne dôležité hlavne v prípade, že chcete ako firma rásť. Našťastie, Bolt je dostupný vo viac než 40 krajinách a je pripravený podporiť váš rast kdekoľvek potrebujete!

Ušetrite na jazdách a zefektívnite výdaje na pracovné jazdy vášho tímu s Bolt Business

Okrem šetrenia vašich firemných výdajov, vďaka Tímovému účtu budete mať prehľad o vašich výdajoch na pracovné jazdy na jednom mieste. Vyskúšajte Bolt Business Tímový účet – ušetrite si čas a peniaze a riaďte výdaje vašich zamestnancov pohodlne z jedného miesta!